Personuppgiftspolicy för Föreningen Kontakta

KontaktAkademins och Kontaktas uppdrag och ändamål
Kontakta har som ändamål att verka för alla medlemsföretag som arbetar med kundservice och försäljning på distans. Kontakta ska driva sådana frågor som är gemensamma för medlemsföretagen och skapa förutsättningar för att medlemsföretagen ska kunna bedriva sin kundservice och försäljning på distans på ett seriöst samt affärsmässigt sätt. En av de viktigaste frågorna är att tillhandahålla utbildning och utveckling i syfte att skapa Trygga Kundkontakter på den svenska marknaden. Kontakta driver KontaktAkademin i det syftet.

Personuppgifts­ansvarig
Föreningen Kontakta är personuppgiftsansvarig för all behandling av personuppgifter som sker inom Kontakta. Eventuell underleverantör till Kontakta är personuppgiftsbiträde. I de fall som personuppgiftsbiträde anlitas för behandling av personuppgifter tecknas ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan parterna för att säkerställa att personuppgiftsbiträdet endast behandlar personuppgifterna i enlighet med gällande lagstiftning och enligt Kontaktas uttryckliga instruktioner.

Kontaktas behandling av personuppgifter
Kontakta samlar in och behandlar personuppgifter rörande kontaktpersoner hos Kontaktas medlemsföretag och dess anställda, personuppgifter rörande person som anmäler sig till Kontaktas nyhetsbrev eller deltar i Kontaktas evenemang och aktiviteter samt KontaktAkademins utbildningar. Kontakta kan även i vissa fall komma att hantera personuppgifter avseende tillsyns- eller andra medlemsärenden.

Personuppgifter medlemsföretag
För att Kontakta ska kunna administrera ett medlemsföretags medlemskap i föreningen begär Kontakta in kontaktuppgifter till en huvudsaklig kontaktperson hos medlemsföretaget. I vissa fall anmäler företaget även en kontaktperson avseende integritetsskydd om detta är en separat person. Vidare kan Kontakta komma att hantera personuppgifter hos ytterligare personer hos medlemsföretaget i sina kontakter med medlemsföretaget.

Personuppgifter övriga
Via Kontaktas eller KontaktAkademins hemsida, eller genom att ta kontakt med Kontakta/KontaktAkademin, kan anställda hos medlemsföretag eller personer anställda hos andra företag än Kontaktas medlemmar, anmäla önskemål att få ta del av information, nyhetsbrev och inbjudningar till event från Kontakta samt utbildningar hos KontaktAkademin. I samband med att personen anmäler intresse informeras personen om Kontaktas personuppgiftspolicy samt de syften och ändamål som Kontaktas behandling av personuppgifter är till för.

Hantering av personuppgifter medlemmar
Samtliga kontaktuppgifter som Kontakta samlar in kommer att behandlas i Kontaktas databas. Syftet med behandlingen är att Kontakta på ett adekvat sätt ska kunna administrera medlemmars medlemskap, kunna skicka ut information till medlemsföretag samt övriga intresserade samt om nödvändigt kunna administrera tillsyns- och medlemsärenden.

Personuppgifterna kan komma att användas för interna analyser, uppföljning och utveckling av Kontaktas tjänster. Kontakta kan komma att använda utomstående part (medlem eller annan tredje part) för att underlätta eller outsourca en eller flera delar av Kontaktas tjänster och kan därmed komma att lämna dina personuppgifter direkt till dem.

Dessa tjänsteleverantörer har personuppgiftsbiträdesavtal med Kontakta som bland annat anger att tjänsteleverantören endast får behandla personuppgifterna i enlighet med Kontaktas uttryckliga instruktioner, mellan parterna tillämpliga avtalsvillkor och i enlighet med vid varje tidpunkt gällande lagstiftning. Tjänsteleverantören har därmed en skyldighet att följa Integritetsmyndighetens allmänna råd om säkerhet för personuppgifter och tjänsteleverantören har även ett sekretessåtagande som hindrar tjänsteleverantören från att använda informationen för något annat ändamål än det som avtalats mellan parterna.

Hantering av personuppgifter övriga
Kontaktuppgifter som Kontakta och KontaktAkademin samlar in vid genomförande av evenemang utbildningar, projekt eller samarbeten kommer att behandlas i Kontaktas databas. Syftet med behandlingen är att Kontakta på ett adekvat sätt ska kunna administrera angiven aktivitet. Personuppgifter rörande deltagare som anmäler sig till exempelvis evenemang, projekt eller samarbeten i Kontaktas regi, kan komma att lämnas till det eller de företag som Kontakta samarbetar med vid aktuellt tillfälle, i syfte att praktiskt kunna hantera kommunikation, information och genomförande av angivna aktiviteter samt för marknadsföring från tredje part. Kontaktas samarbeten med tredje part regleras i avtal och anger att samarbetspartner är skyldig att följa Integritetsmyndighetens allmänna råd om säkerhet för personuppgifter och tjänsteleverantören har även ett sekretessåtagande som hindrar tjänsteleverantören från att använda informationen för något annat ändamål än det som avtalats mellan parterna.

Hur länge finns uppgifterna kvar?
Vi behåller dina personuppgifter så länge de behövs för att vi ska kunna hantera medlemskap och personliga kontakter med medlemsföretags kontaktpersoner. Kontaktuppgifter för medlemmar uppdateras årligen i en sk självdeklaration. När personuppgifterna inte längre är nödvändiga för Kontaktas kontakter med medlemsföretaget eller om begäran om radering på grund av att till exempel kontaktpersonen hos medlemsföretaget har bytts ut, gallras personuppgifterna från Kontaktas system. Sådan gallring sker löpande.

Personuppgifter avseende deltagare i Kontaktas/KontaktAkademins evenemang och utbildningar eller samarbeten raderas på begäran och gallras löpande.

Kontakt
Om den registrerade har frågor om Kontaktas behandling av personuppgifter, om personuppgifter är fel, ofullständiga eller missvisande eller har önskemål om att personuppgifter ska raderas kan den registrerade vända sig till Kontakta via e-post info@kontakta.se eller via telefon +46 8 120 422 00 kl 08-17.00.

Om den registrerade (i) har allmänna frågor om integritetsskyddet i vår verksamhet, (ii) anser att denna policy inte efterlevs av Kontakta, eller om (iii) registerutdrag önskas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning, kan den registrerade vända sig till vårt personuppgiftsombud/dataskyddsombud under adressen kansli@kontakta.se.                                                                         

Stockholm 2017-11-22
Tina Wahlroth
VD Kontakta